Table ronde, conférences, soirée de remise de prix… Un événement d’entreprise demande une organisation millimétrée qui nécessite de faire appel à un professionnel. Tant du point de vue de la préparation éditoriale que de la présentation, vous avez besoin d’engager un animateur pour structurer votre événement. Voici pourquoi.
Organiser un événement dans son entreprise pose de nombreuses questions. Qu’il s’agisse d’une table ronde, d’une série de discours ou de conférences, d’une soirée de remise de prix… Ce rendez-vous doit être un moment marquant, extrait du quotidien de l’entreprise, rythmé et captivant pour l’audience.
Comment va-t-il s’organiser, à quel moment et que va-t-il raconter ? Ou encore : qui va l’animer ? Chaque détail compte. Pour donner de l’impact à ce moment fédérateur en entreprise, il faudra vous saisir d’outils extérieurs.
Voilà pourquoi il est important de faire appel à un animateur.
Un rendez-vous extrait de la vie ordinaire de l’entreprise
Pourquoi engager un animateur est nécessaire à la bonne tenue d’un événement corporate ? Phénomène classique en entreprise : un collaborateur interne est appelé à remplir ce rôle. On se dit qu’il connaît le public, les valeurs de l’entreprise, qu’il en maîtrise le discours.
Attention, c’est une fausse bonne idée ! D’abord, maîtriser le sujet ne fait pas nécessairement de cet employé : ni un bon orateur, ni un bon animateur. Ensuite, l’événement doit sortir de l’ordinaire, constituer un instant “extra-ordinaire”, au sens littéral du terme. Il ne doit rien avoir d’anodin, ou de répétitif.
Or, pour en faire un moment de ré-engagement au sein de l’entreprise, de cohésion et de rayonnement des valeurs de la société, il est essentiel de faire appel à quelqu’un dont c’est le métier, et qui soit extérieur à la dynamique interne.
Contrairement à l’employé, l’animateur professionnel a du recul sur le sujet. Vous êtes inquiets qu’il ne soit pas familier avec les valeurs de votre entreprise ? Cette crainte est naturelle. Cependant, c’est la première étape de son travail : devenir, en un temps record, familier de votre secteur.
Mais revenons sur les fondamentaux du métier d’animateur, de rédacteur en chef d’événement, pour mieux comprendre la nécessité d’y faire appel. Son exercice se déroule sous deux aspects complémentaires, d’abord sur un travail de fond, puis sur un travail de forme le Jour J.
Un travail de fond, réalisé en amont
Concrètement, vous commencerez par rencontrer l’animateur, bien avant l’événement. Vous lui expliquerez l’histoire de l’entreprise, donnerez vos ressentis, exprimerez vos attentes, vos désirs et vos objectifs.
Cette première étape constitue la base essentielle du travail de l’animateur, qui applique sa maîtrise de la communication afin de mettre tous ces points en exergue.
Tel un rédacteur en chef, il officie de la première à la dernière page du numéro. Le Jour J, il possède tous les outils nécessaires pour animer le rendez-vous comme s’il avait toujours accompagné votre société.
En amont, son objectif est :
- de cerner avec vous les fondamentaux du secteur ;
- de comprendre la dynamique de l’entreprise ;
- de connaître le message à véhiculer le Jour J ;
- de déceler le caractère unique de l’événement attendu.
De son côté, il vous apporte :
- un accompagnement éditorial global, structurant et rassurant ;
- des conseils en tant que professionnel de la communication ;
- des séances de coaching pour des membres de l’entreprise qui prendraient la parole au cours de l’événement, si besoin ;
- un déroulé solide composé d’une introduction, d’un moment d’acmé et d’une conclusion.
L’animateur anticipe chacun de ces instants, y compris les moments d’improvisation, qui ont aussi été préparés en amont. Il consigne chaque intervention, chaque transition, chaque détail du déroulé de l’événement dans un chemin de fer, pour plus de fluidité dans la réalisation.
Du point de vue de la forme
Un événement se doit d’être dynamique et correctement rythmé. S ans avoir trop de moments calmes, et sans être étouffant d’hyperactivité. Il est important d’avoir une trame fluide, mais aussi d’intégrer des moments de césure, parce que l’attention de l’auditoire est irrégulière et cyclique.
L’animateur a une expertise : il est familier avec les techniques de prise de parole, il connaît les problématiques d’attention d’une audience, il sait quand et comment intervenir pour réinjecter de l’énergie dans l’événement. Créer du lien entre les spectateurs et l’intention des organisateurs ? Voilà son but ultime. Grâce à lui, l’auditoire ne décroche pas de ce qui se passe sur scène, le message arrive de façon claire et digeste auprès du public. L’événement en devient homogène.
Un message positif
L’entreprise est un milieu fermé avec un mouvement permanent. Des affinités, des conflits, de l’engagement et du désengagement, s’y jouent sans cesse. Les événements ont pour objectif de réunir autour d’un moment de partage, extrait des problématiques internes.
L’animateur est un professionnel du positivisme, qui use de pédagogie pour appuyer le message communiqué par l’entreprise lors de l’événement. Faire appel à un animateur, c’est certifier à son événement une partie de ping pong réglée au millimètre entre la scène et l’auditoire.
Expert en psychologie d’équipe, il exerce un effet leader positif sur l’événement.
En tant que professionnel de la communication, du conseil et de l’organisation, il vous assure un événement rythmé et efficace.
Être extérieur à la dynamique interne de la société lui donne un regard distancé et avisé.
Résultat ? Un événement structuré, motivant et crédible à offrir à vos employés.